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Los pagos variables impactan de formas diversas en distintos lugares y funciones de la Empresa. |
Los procesos repetibles, cálculos exactos y acceso seguro, garantiza la coherencia, la rendición de cuentas y la integridad.
Con sistemas automatizados, la contabilidad de comisiones es transparente y la presentación de informes eficiente y libre de errores
Mediante la automatización del ingreso de datos de transacciones y ajustes correspondientes a períodos anteriores se elimina la posibilidad de errores.
Los sistemas automatizados permiten a las empresas aprovechar plenamente su inversión en incentivos de ventas para direccionar el comportamiento y generar los resultados deseados
No sólo entregan a las empresas instrumentos eficaces para motivar a sus equipos de ventas, sino que también proporcionan un rápido retorno de la inversión.
Los Sistemas automatizados de pagos variables los denominamos Sistemas GIVE: Gestión de Incentivos Variables en la Empresa.
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La legislación en torno a los requerimientos de contabilidad financiera y de reportes, se ha ido endureciendo.
Como un importante centro de costo, las compensaciones variables son una parte relevante de los sistemas financieros sujetos a cumplimiento corporativo de normas legales.
Los sistemas GIVE – Gestión de Incentivos Variables de la Empresa - deben soportar el cumplimiento normativo y proporcionar integridad y control en el área de gestión
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Una mala solución de Sistemas acarrea múltiples impactos negativos en la capacidad de la empresa de desarrollarse y prosperar.
En este caso señalaremos cinco efectos negativos que resultan de una solución GIVE inadecuada:
Ventas mal enfocadas
Según Gartner, los representantes de ventas dedican de 3 a 8 horas por ciclo de pago a tareas de contabilidad paralela (conocida como "shadow accounting"), porque no confían en los cálculos que la Empresa hace de sus comisiones. Cuando encuentran diferencias, gastan adicionalmente más tiempo argumentando su propio caso. En un ejemplo con 200 vendedores, se podrían gastar más de 1600 horas al mes realizando contabilidad paralela y resolviendo discrepancias, lo que aproximadamente corresponde al equivalente a nueve vendedores de tiempo completo.
En lugar de centrarse en cálculos numéricos el equipo de ventas debe abocarse a la venta.
Falta de visibilidad
Analistas de remuneraciones, representantes de ventas y gerentes de ventas no tienen visibilidad de los resultados a la fecha, cuando están en el medio de un ciclo. No se sabe lo que ellos o sus equipos de ventas están logrando. A menudo las comisiones y el costo de la ventas son desconocidos hasta después de finalizado un período de pago. Esta falta de visibilidad se traduce en pérdida de poder de motivación.
Además, se hace difícil ajustar planes y estrategias en medio de un ciclo para evitar resultados finales bajo las metas. Las consultas específicas y su resolución, quitan un tiempo valioso a los vendedores y administradores, generan antagonismos entre los dos grupos y aumentan los gastos administrativos.
Alineamiento defectuoso
Lo único constante es el cambio: los mercados evolucionan, las estrategias se ajustan y los liderazgos se suceden. Muchas organizaciones usan sistemas basados en hojas de cálculo para soportar sus compensaciones. Estos sistemas requieren apoyo de TI para cambiar o modificar los planes. Lamentablemente, los recursos de TI son escasos, lo que significa que la ayuda es realizada a menudo tarde o no se hace. Como resultado final, es difícil mantener el sistema a la par de las definiciones de negocio y en consecuencia, es difícil mantener al equipo de ventas alineados con los objetivos de negocios.
Planes de comisiones que se vuelven obsoletos rápidamente ante cambios en las organizaciones de ventas, territorios, cuotas, objetivos comerciales, etc., resultan en planes de ventas – y en consecuencia en equipos de ventas – que están fuera de alineamiento con los objetivos de la empresa.
Baja moral de los vendedores
Los atrasos en las comisiones y bonos erosionan gravemente la moral y disminuyen la motivación de los vendedores.
Los errores en el pago y en los sistemas de seguimiento de las compensaciones, afectan a todos los representantes de ventas. Cuando los pagos se atrasan, crean una importante “desconexión” entre las actividades de venta del vendedor (conductas) y su compensación (recompensa). Sin una clara relación entre el trabajo y la recompensa, el poder de los incentivos para inducir conductas, disminuye mucho.
Gastos no pronosticables
Los pronósticos de una compañía, incluso utilizando herramientas de automatización de ventas, están lejos de ser exactos.
Sistemas dispares hacen que sea difícil obtener los datos de rendimientos históricos necesarios para construir pronósticos precisos, resultados proyectados y estimación de costos relacionados con las ventas. Las empresas a menudo están incapacitadas para probar o modelar planes que analicen y pronostiquen la rentabilidad de los planes propuestos. Como resultado, estos se basan en la intuición y en las mejores conjeturas, dejando a la empresa en situación de riesgo ante costos de venta inesperados.
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Varias unidades de la organización pueden estar afectadas por pagos variables inadecuados.
Fuerza de ventas
Frustración por pagos inoportunos e inexactos, entrega de información deficiente y la imposibilidad de cambiar el diseño del plan de incentivos con suficiente rapidez para apoyar el negocio. Contribuye a alta rotación de la fuerza de ventas.
Ejecutivos de Ventas y Marketing
Experimentan demoras para entrar en nuevos mercados o acceder a otros canales. Necesitan datos de ventas completos, sólidas herramienta de análisis y capacidad de crear nuevos planes.
Departamento de Finanzas
Frustración por pagos de incentivos en exceso, que pueden alcanzar hasta el 10% del total pagado.
Experimentan regularmente errores contables y cuestionamientos de auditoría interna. Carecen de datos y controles para cumplir con los requisitos de la ley Sarbanes-Oxley.
Departamentos de Administración de Compensaciones
Inadecuada presentación de reportes del plan dan como resultado muchas llamadas y reclamos de la fuerza de ventas por pagos incorrectos.
Pobre tecnología conduce a trabajo tedioso y alta rotación.
Recursos Humanos
Altos costos en la fuerza de ventas por rotación y reentrenamiento.
Función corporativa de compensaciones puede perder el control sobre los incentivos de ventas, y tiene pocos datos para trabajar realizando revisiones de evaluación y rendimiento
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GIVE ayuda a motivar y direccionar el comportamiento de una amplia gama de participantes.
Estos pueden incluir cualquier persona o entidad que recibe algún tipo de compensación variable por proporcionar productos o servicios.
La fuerza de ventas es la más común, pero no la única.
Fuerza de Ventas
La fuerza de ventas tiene un amplio potencial para mejorar rentabilidad y es el principal foco de GIVE.
Incluye a todos los que participan directa o indirectamente en la venta
Los vendedores pueden ser difíciles de manejar, porque suelen estar más cerca del cliente que de su empleador.
Las prácticas de gestión tradicional son sólo marginalmente efectivas con este grupo.
Las empresas deberían basarse más en incentivos que en técnicas de gestión para influenciar el comportamiento de los vendedores.
Canales
Los canales son agentes independientes, intermediarios, entidades comerciales (distribuidores, agentes, revendedores), fabricantes de equipos (OEMs), subcontratistas, etc.
Ellos tienen la misma función del vendedor: crear demanda y cerrar negocios.
Correctamente incentivados, los canales son una valiosa extensión de la propia organización de ventas y no una entidad competitiva que erosiona el margen y daña las relaciones con los clientes.
Empleados no comerciales GIVE puede es una herramienta eficaz para influenciar a todos, desde trabajadores a altos ejecutivos, en cualquier posición de la Empresa
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Compensaciones Variables 
AUTOMATIZAR LOS PAGOS VARIABLES 
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
SISTEMAS INADECUADOS
AFECTADOS POR PAGOS VARIABLES
¿PAGOS VARIABLES PARA QUIENES?