La competencia comercial es dinámica y cambiante, y también deben serlo los sistemas que definen y procesan las compensaciones.

Los Sistemas de Gestión de Incentivos Variables en la Empresa – GIVE – deben ser modificables con un mínimo de esfuerzo.

La solución consiste en facilitar los ajustes a las reglas de negocio que regulan los planes de incentivos. Estas reglas constituyen el corazón del sistema: contienen las instrucciones sobre cómo los datos de compensaciones deben ser estructurados, almacenados y procesados.

Las reglas de negocio son una forma avanzada de codificación de usuario.

Las reglas de negocio se expresan en un modelo centrado en el negocio, flexible, y son “declaraciones” que se procesan mediante un motor de reglas.

La separación entre reglas cambiantes y un motor de reglas estable, permite al usuario de negocios representar cualquier situación de compensación de incentivos sin demandar asistencia de un especialista de informática.

Los usuarios utilizan interfaces gráficas con menús desplegables, casillas de verificación, listas de parámetros, etc. y así pueden aplicar pequeños o grandes cambios en las reglas, de manera rápida y fácil.

Pueden diseñar, probar y procesar reglas de negocio sin depender del departamento de TI.

Adicionalmente se reducen drásticamente los errores, porque las reglas son fácilmente revisables y los resultados verificables antes del pago.

DEFINICIÓN

Una característica importante de un Sistema GIVE, es la capacidad de simular anticipadamente el efecto que pudiera tener un cambio en las reglas de negocio que controlan los cálculos.

Cuando no existe esa capacidad, es necesario hacer simplificaciones y cálculos ad-hoc, y laboriosamente pronosticar en forma aproximada el impacto de los cambios.

La Simulación se conoce también como “Capacidad de Modelación del Sistema”

MÚLTIPLES ESCENARIOS

Se pueden comparar posibilidades alternativas de modificaciones de las Reglas de Negocio, definiendo distintos escenarios.

Cada escenario representa conceptualmente una de las soluciones que se están comparando.

Los reportes de comparación dependen de las diferencias entre los escenarios.

VARIACIONES DE LA VENTA

Cuando se eligen transacciones históricas reales, se busca una situación de ventas similar a la cual se espera que se produzca, como resultado de los cambios que se están analizando.

Sin embargo, a veces se necesita también introducir posibles variaciones en el comportamiento de la venta.

PEOR Y MEJOR CASO

Combinando los escenarios con las hipótesis de comportamiento de las ventas, se puede hacer un análisis de sensibilidad para determinar el mejor y el peor caso que podría darse con los cambios que se está evaluando introducir.

Los datos que se usan para calcular los pagos variables, se obtienen de eventos que ocurren en muchos sistemas dispares de la Empresa: ERP, CRM, Automatización de Fuerza de Ventas, Administración de la Cadena de Abastecimiento, etc.

La obtención de datos desde esos sistemas admite distintas alternativas tecnológicas que dependen de la infraestructura computacional de la Empresa.

Esos datos son traspasados a los Sistemas GIVE, utilizando las capacidades de automatización que cada solución particular ofrece.

La integración de datos representa una parte importante del esfuerzo de implantación de un Sistema GIVE

Los Sistema GIVE deben proveer la capacidad de crear rápidamente una variedad de tipos de informe- de seguimiento de las ventas, de análisis de cumplimiento de objetivo y desempeño, y de respaldo a los cálculos de los montos a pagar.

Las soluciones de reportes permiten exponer los datos en la web, permitiendo que cada individuo acceda a los datos que le son permitidos de acuerdo al rol que desempeña.

La escalabilidad y el rendimiento es un aspecto de los Sistemas GIVE que se resuelven de un modo tal que se evitan las dificultades que estos temas generan en soluciones computacionales convencionales.

La escalabilidad debe ser lineal y el rendimiento debe ser tal, que la ventana de procesamiento sea de un tamaño que permita reprocesar todas las transacciones diarias, más de una vez en el día.

Esto se consigue utilizando arquitecturas que aprovechan las capacidades de procesamiento en paralelo que ofrece el hardware actual (servidores con múltiples CPU y cada CPU con múltiples núcleos) y que además están diseñados para balancear carga de trabajo entre múltiples Servidores.

Al proporcionar escalabilidad y rendimiento adaptables se responde a dos requerimientos distintos:

• Las capacidad de absorber fluidamente situaciones de crecimiento del negocio.
• La capacidad de resolver eficientemente situaciones en que las transacciones diarias están afectas a significativas situaciones cíclicas de punta.

DURACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN

La administración de planes de y los gastos de compensación, tienen impacto significativo en el flujo de ingresos y en las utilidades de una empresa.

Además, la eficiente implementación de un sistema automatizado suele estar asociado a costos de oportunidad significativos.

El tiempo que se tarda en definir y crear los créditos de ventas, las reglas de incentivo y seguimiento, y la restante lógica de negocios, afecta significativamente la duración de la implementación de un sistema.

A lo anterior, se suma los tiempos necesarios para hacer una rigurosa prueba del código.

METODOLOGIA DE IMPLANTACIÓN

Es un hecho conocido que las soluciones genéricas, como es el caso de los Sistemas GIVE, tienen plazos y costos e implantación que en comparación al costo del software, son sorprendentemente altos.

A pesar de ello, se consideran aceptables porque son capaces de garantizar el resultado y porque son significativamente menores que los plazos y costos asociados a un desarrollo a medida.

La eficiencia de la implantación depende de la metodología desarrollada para cada Sistema GIVE, incluidas en ello las herramientas de automatización ofrecida para dar soporte a la implantación.

DOCUMENTACIÓN

La documentación de un Sistema queda rápidamente obsoleta, cuando se hacen modificaciones en el Sistema como resultado de cambios en las reglas de negocio. La documentación incompleta o desactualizada limita la capacidad de actualizar el Sistema con agilidad.

Las distintas soluciones GIVE proveen diferentes capacidades para automatizar parcialmente la generación y actualización de la documentación, funcionalidad ésta que no se encuentran en las soluciones internas.

SERVICIOS DE SOPORTE

De acuerdo a las características de la oferta, el proveedor de un Sistema GIVE puede ofrecer servicios adicionales para realizar los cambios en las reglas de negocio, o incluso para incorporar nuevas funcionalidades a pedido.

Este soporte se puede dar bajo diferentes enfoques de automatización y control, los que tendrán impacto en la cantidad y calidad de los recursos de contraparte que debe proveer la empresa

La administración y la implementación de programas de compensación de incentivos (incluyendo alineación de territorio, divisiones de la venta, seguimiento de la rentabilidad, cuantificación de las comisiones, etc.) es un problema complejo de resolver.

Cuando se construyen internamente, estos sistemas son el resultado de años de evolución

El mantenimiento de las estrategias de incentivos requiere de una fuerte comprensión de la lógica de personalización del sistema y el efecto ante cualquier pequeño cambio en el código conlleva el riesgo de afectar el sistema para toda la empresa.

Muchas organizaciones han experimentado de estos desafíos y optan por adquirir paquetes GIVE, que tienen las herramientas necesarias para diseñar, administrar y optimizar los pagos variables.

Para comparar un desarrollo interno versus un paquete GIVE, o para comparar entre si distintas soluciones GIVE, sugerimos usar la tabla siguiente, que se basa en los siete conceptos analizados en los puntos anteriores.